Primero, es importante entender que la caja chica es un fondo de efectivo que se utiliza para cubrir gastos menores y urgentes de una empresa. La cantidad de dinero en la caja chica varía según las necesidades de la empresa, pero por lo general se establece un límite máximo que se puede gastar por día o por semana.
Para llevar un control adecuado de la caja chica, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Crear una cuenta contable específica para la caja chica:
Para llevar un control preciso de los movimientos de la caja chica, es necesario crear una cuenta contable específica para ella en el sistema contable de la empresa. Esta cuenta debe estar separada de las cuentas bancarias y debe ser utilizada únicamente para registrar los ingresos y gastos de la caja chica.
2. Establecer un fondo inicial:
Antes de comenzar a utilizar la caja chica, es necesario establecer un fondo inicial. Esto se hace depositando una cantidad de dinero en la cuenta de la caja chica y registrando el depósito en el sistema contable de la empresa. El monto del fondo inicial debe ser suficiente para cubrir los gastos previstos hasta el próximo reabastecimiento.
3. Registrar los gastos de la caja chica:
Cada vez que se realiza un gasto con la caja chica, se debe registrar en el sistema contable de la empresa. Para ello, se debe crear un comprobante de gasto que incluya el detalle de la compra, la fecha y el monto. Este comprobante debe ser firmado por la persona que realizó la compra y por el responsable de la caja chica.
4. Realizar reabastecimientos periódicos:
Es importante reabastecer la caja chica de manera periódica para evitar quedarse sin fondos. El reabastecimiento debe realizarse cuando el fondo de la caja chica está cerca de agotarse y debe ser registrado en el sistema contable de la empresa.
5. Realizar una conciliación mensual:
Al final de cada mes, se debe realizar una conciliación de la cuenta de la caja chica para asegurarse de que los ingresos y gastos registrados en el sistema contable coincidan con el saldo actual de la cuenta de la caja chica. Cualquier diferencia debe ser investigada y corregida.
En resumen, para contabilizar la caja chica de una empresa se deben crear una cuenta contable específica, establecer un fondo inicial, registrar los gastos de manera detallada, realizar reabastecimientos periódicos y hacer una conciliación mensual. Siguiendo estos pasos, se puede llevar un control preciso de la caja chica y asegurarse de que se utiliza de manera adecuada y responsable.
