El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) se ha convertido en un tema obligatorio para cualquier contador que gestione nóminas y relaciones laborales en México. Desde su entrada en vigor en 2021, como parte de la reforma en materia de subcontratación laboral, el REPSE ha cambiado la manera en que las empresas contratan y documentan ciertos servicios, especialmente cuando se trata de trabajadores que realizan tareas fuera del objeto social de la empresa contratante.
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Si eres contador y estás al frente de la administración de nóminas, es fundamental entender qué es el REPSE, cuándo aplica, cómo impacta en tu trabajo y cuáles son las consecuencias fiscales y laborales de no cumplir con esta obligación.
¿Qué es el REPSE?
El REPSE es un padrón administrado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), donde deben inscribirse todas las empresas que brindan servicios especializados o ejecutan obras especializadas y que desean seguir operando legalmente en México bajo el nuevo marco normativo.
En pocas palabras, si una empresa ofrece servicios que no están directamente relacionados con el objeto social de su cliente (por ejemplo, limpieza, seguridad, mantenimiento, TI, etc.), debe registrarse en el REPSE para poder facturar legalmente y deducir esos servicios. Además, las empresas contratantes también deben verificar que sus proveedores estén debidamente inscritos en dicho registro.
¿Cómo afecta esto al contador?
Como contador, y sobre todo si manejas nómina, el REPSE te toca directamente en los siguientes puntos:
1. Contratos con terceros
Debes asegurarte de que los proveedores de servicios especializados con los que trabaja la empresa estén registrados en el REPSE. Esto evita que los pagos a dichos proveedores sean considerados no deducibles fiscalmente o que la empresa incurra en responsabilidades solidarias.
2. Gestión de nóminas propias y de terceros
Si la empresa para la que trabajas ofrece servicios especializados (por ejemplo, si es una outsourcing de TI, mantenimiento o logística), necesitas verificar que esté correctamente inscrita en el REPSE. También deberás asegurarte de que se cumplan con las obligaciones laborales y fiscales de los empleados subcontratados, incluyendo el correcto timbrado de nóminas y aportaciones al IMSS, INFONAVIT y SAT.
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3. Declaraciones y reportes
La gestión de proveedores REPSE requiere un mayor control documental. Necesitarás tener a la mano el contrato de prestación de servicios, el registro REPSE del proveedor, los CFDI relacionados, los comprobantes de pago de cuotas obrero-patronales y la opinión de cumplimiento fiscal. Todo esto debe cuadrar para evitar sanciones en una auditoría.
¿Cómo saber si tu empresa o proveedor debe estar en el REPSE?
La clave está en el objeto social de la empresa contratante y contratista, así como en las actividades efectivamente desempeñadas. Si las tareas que realiza el proveedor no forman parte del objeto social de la empresa que contrata, entonces sí aplica el REPSE.
Por ejemplo, si una empresa de alimentos contrata a otra para brindar soporte técnico de sistemas, ese proveedor debe estar registrado en el REPSE. Pero si contrata a un proveedor para distribuir sus productos —y eso forma parte de su objeto social— no sería necesario el registro.
Riesgos de no cumplir con el REPSE
No tomar en cuenta esta regulación puede traer graves consecuencias:
- Imposibilidad de deducir facturas.
- Multas por parte de la STPS, que pueden ir desde los $50,000 hasta más de $4 millones de pesos.
- Responsabilidad solidaria, en caso de que el proveedor no cumpla con sus obligaciones laborales o fiscales.
- Observaciones en auditorías del SAT o IMSS, lo que puede derivar en créditos fiscales, recargos y actualizaciones.
Buenas prácticas para contadores que manejan REPSE
- Revisa los contratos y verifica si las actividades contratadas están dentro o fuera del objeto social de tu empresa.
- Lleva una bitácora de proveedores con su número de REPSE y fecha de vencimiento del registro.
- Solicita mensualmente los CFDI de nómina y pagos de seguridad social de tus proveedores especializados.
- Mantente actualizado sobre cambios normativos en subcontratación y reforma laboral.
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El REPSE no es solo un trámite más, es una obligación legal que impacta directamente en la nómina, la deducibilidad fiscal y el cumplimiento corporativo. Como contador, es tu responsabilidad asegurarte de que tanto tu empresa como sus proveedores estén en regla, y de mantener una gestión transparente y documentada.
Cumplir con el REPSE no solo protege a tu empresa de sanciones, también garantiza que los derechos laborales de los trabajadores estén respaldados. Así que, si manejas nómina y aún no has hecho una revisión profunda de este tema, es momento de poner manos a la obra.
